Dovresti eseguire regolarmente il backup dei dati sul tuo computer. Se utilizzi Outlook per gestire la tua posta elettronica, devi anche eseguire il backup delle informazioni in essa contenute. Altrimenti rischi di perdere email, contatti, lavoro e altro ancora.
Windows 10 ha un'utilità di backup integrata chiamata Cronologia file. Questo articolo ti mostrerà come utilizzare la Cronologia file per creare copie di file di Outlook ed evidenzierà anche alcuni errori che devi evitare.
Come eseguire il backup delle e-mail di Outlook utilizzando Cronologia file su Windows 10
Sebbene esistano programmi di terze parti con funzionalità più ricche, Cronologia file è integrata in Windows 10 e ti consentirà di eseguire il backup dei file su un'altra unità. È quindi possibile ripristinarli se i file originali vengono in qualche modo rimossi.
Per iniziare, premi il tasto Windows + I per aprire Impostazioni. Passare a Aggiornamento e sicurezza > Backup .
Vedrai l' opzione Aggiungi un'unità . Fare clic qui per selezionare l'unità su cui si desidera eseguire il backup dei file.
Se possibile, scoprirai di avere la possibilità di selezionare altre unità all'interno del sistema stesso. Tuttavia, è più appropriato utilizzare un'unità esterna. Questo perché se succede qualcosa al tuo computer, è possibile che l'unità esterna non venga influenzata. Renderà inoltre più semplice il trasferimento dei dati tra i sistemi.
Se non vedi l'opzione per aggiungere un'unità, significa che un'unità è già selezionata. Fare clic sull'opzione Altro per trovare l'unità, sulla riga che inizia con Spazio totale su . Se non è l'unità desiderata, scorri verso il basso e fai clic su Interrompi utilizzo unità . Torna alla pagina precedente e segui le istruzioni sopra.
Una volta selezionata l'unità, la Cronologia file verrà attivata automaticamente. In caso contrario, imposta Backup automatico dei file sullo stato Attivo .
Una volta selezionata l'unità, è necessario decidere la frequenza della cronologia dei file.
Per impostazione predefinita, il menu Backup dei miei file è impostato su Ogni ora . Tuttavia, puoi modificarlo ad altri intervalli o quotidianamente, a seconda di come desideri aggiornare i tuoi backup.
Il menu Conserva i miei backup determina il periodo di tempo prima che i backup vengano eliminati dall'unità. Per impostazione predefinita, sono impostati per essere conservati per sempre , ma puoi modificarli a intervalli mensili o annuali diversi. Inoltre, l' opzione Fino allo spazio è necessaria solo per eliminare i file quando l'unità è piena.
Successivamente, è il momento di scegliere ciò di cui desideri eseguire il backup. Se ti trovi nella pagina principale di Backup, fai clic su Altro.
C'è una sezione in questa pagina chiamata Esegui il backup di queste cartelle . Per impostazione predefinita, nel tuo account utente sono incluse diverse cartelle, come Download, Documenti, Immagini e altre.
Se desideri eseguire il backup di una di queste cartelle, fai riferimento all'articolo: Istruzioni per utilizzare la Cronologia file per eseguire il backup e ripristinare i dati .
I file di Outlook sono archiviati in C:\Utenti\NOME\Documenti\File di Outlook, quindi vengono inclusi automaticamente.
Fare clic su Aggiungi una cartella . È quindi possibile accedere alla cartella Outlook in Documenti e selezionare Scegli questa cartella .
Per rimuovere una cartella dall'elenco, selezionala e fai clic su Rimuovi.
Puoi anche escludere cartelle dal backup. Ciò è utile quando si desidera eseguire il backup di una cartella che include molte sottocartelle e ci sono alcune cartelle che si desidera escludere.
Scorri fino alla sezione Escludi queste cartelle e fai clic su Aggiungi una cartella . Individua la cartella che desideri escludere, quindi fai clic su Scegli questa cartella .
Prima di utilizzare Cronologia file per eseguire il backup dei file di Outlook, ci sono alcune cose da tenere a mente.
La Cronologia file eseguirà il backup solo dei file che non sono in uso durante l'esecuzione. Ciò significa che se apri Outlook, i tuoi file non verranno sottoposti a backup.
Pertanto, il modo migliore per assicurarsi che venga eseguito il backup dei file di Outlook è chiudere il programma mentre Cronologia file è in esecuzione o impostare la frequenza con una frequenza sufficiente per catturare tutto (vedere Impostazione della frequenza di backup sopra).
È anche abbastanza comune che i file di Outlook abbiano dimensioni fino a gigabyte.
Cronologia file non gestisce i propri backup in modo particolarmente intelligente. Mentre alcune utilità eseguiranno il backup in modo incrementale, aggiornando solo i file che sono cambiati dall'ultima scansione ed eliminando i vecchi file, Cronologia file non lo fa.
Invece, Cronologia file avviserà che i dati sono cambiati ed eseguirà nuovamente il backup dell'intero file. Se il tuo file Outlook è troppo grande, presto esaurirai lo spazio sul tuo disco. Per risolvere questo problema, installa Cronologia file per conservare i backup finché l'unità non è piena.
Inoltre, periodicamente puoi andare su Impostazioni > Aggiornamento e sicurezza > Backup > Altre opzioni > Visualizza impostazioni avanzate > Impostazioni avanzate > Pulisci versioni .
Qui puoi eliminare i tuoi backup in base alla data in cui sono stati creati. Utilizzare il menu Elimina file , impostarlo su Tutti tranne l'ultimo e fare clic su Pulisci .
Se desideri semplicemente un modo per eseguire il backup automatico di Outlook e la Cronologia file non fa per te, consulta l'articolo: Istruzioni su 4 semplici modi per eseguire il backup dei dati di Outlook .
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Questo archivio continuamente aggiornato può essere eseguito quando apri Outlook, quindi è un'ottima alternativa se i metodi sopra indicati riscontrano problemi.
Seguendo i consigli sopra riportati, ti assicurerai che i tuoi file Outlook siano tenuti al sicuro. Ricorda, il backup potrebbe non sembrare importante finché non perdi i dati. A quel punto, vorrai sempre eseguire il backup dei tuoi dati, quindi fallo oggi per proteggerti.
Buona fortuna!
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